西藏民族大学档案管理办法

发布时间:2015-06-16 03:28:16

院发〔20035

 

第一章  总则

第一条  为了加强我院档案管理工作,提高档案管理水平,充分发挥档案的作用,根据《普通高等学校档案管理办法》,结合我院实际情况,制定本办法。

第二条  本办法所称的档案,是指我院从事教学、科研、党政管理以及其他活动直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。

 

第二章  领导体制和机构设置

第三条  我院档案工作由学院档案室具体负责。档案室设在学院办公室。档案工作接受西藏、陕西教育行政管理部门和有关业务部门领导,同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第四条  我院档案室既是学院档案工作的职能管理部门,也是永久保存和提供利用本院档案的机构。

第五条  档案室的基本任务:

(一)根据国家有关档案工作的法令、政策和规定,开展我院的档案工作;

(二)监督、指导和检查我院各系(院),院直各部门档案工作情况;

(三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管、提供利用全院的各类档案及有关资料;

(四)负责全院各部门档案管理工作人员的业务培训;

(五)开展档案宣传、教育、研究及学术交流活动。

第六条  学院各部门必须明确一名领导同志负责本单位档案工作,确定一名工作人员负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

 

第三章  档案工作人员

第七条  档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守、遵守纪律,具有档案业务知识和一定的科学文化知识。

第八条  档案管理人员列入学院事业编制,编制人数根据学院规模及室藏档案数量等实际情况确定。

第九条  档案工作人员属档案专业技术人员,按有关规定实行专业技术职务聘任制。

 

第四章  经费、库房和设备

第十条  学院应保证档案工作所需经费,用于购买档案装具、防虫药品、恒温、恒湿、防火、防水设施,以及计算机等现代化管理设备。

第十一条  学院档案必须有专用的、符合档案管理要求的档案库房。

第十二条  学院应有计划地为档案室配备必须的设备,逐步实行电子计算机管理。

 

第五章  文件材料的归档、移交和接收工作

第十三条  各单位应严格执行档案归档制度,并纳入日常工作。做到每一项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十四条  各单位在安排各项工作时,要同时安排文件归档工作。

第十五条  学院在教学、科研、管理各项活动中形成的各类档案文件材料,各单位外出参加会议带回的与本院有关的文件资料,由形成单位整理、立卷、归档,学院档案室统一集中管理,任何单位和个人不得擅自保存或销毁。

基建工程竣工、科研成果验收、产品定型鉴定验收时,必须有档案人员参加,对应归档的文件材料进行审查、验收,签署意见。材料不完整的不予鉴定验收,不得申报成果。

第十六条  各单位必须在规定的时间内完成归档、移交工作,学院档案室工作人员要认真检查、核准,不符合档案管理要求的不予接收,返回重新整理。

归档时间安排为:

(一)学院各党政部门和能按年度归档的部门,应在次年六月底前归档;

(二)各教学部门和能按学年归档的部门,应在次学年度寒假前归档;

(三)科研、基建等部门,应在项目完成后两个月内归档。

第十七条  文件材料归档范围及保存期限参照《文件资料归档范围及保存期限》执行。(另文下发)

第十八条  凡我院与其他单位合作完成的项目,我院应保存一整套档案。

第十九条  我院个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料,必须按照规定向学院档案室移交,集中管理,任何个人不能据为己有。

对于个人非职务性活动形成的重要文件材料,档案室可通过征集、代管的方式进行管理。对个人向学院档案室捐赠档案的,学院应予以奖励。

第二十条  全院性、综合性文件材料由院党委办公室、学院办公室负责。其余职能部门分工负责相应门类的档案立卷,在党办、院办和档案部门的协调下进行归档。以学院名义对外行文,除党办、院办将正本立卷归档外,各职能部门应将副本立卷归档。立卷归档涉及多个部门的大类,由一个或几个主要职能部门归口,其他部门向主要部门集中。

第二十一条  机构撤消或合并(含临时机构)时,有关人员必须将全部文件资料认真清理,按要求整理立卷,移交档案室。

第二十二条  归档的文件材料要齐全、完整、文字清晰,严禁用铅笔或圆珠笔书绘。

第二十三条  档案室应注意向国内外征集与本院有关的各种档案和资料。

 

第六章  档案管理

第二十四条  档案室应对全院档案按照档案分类法进行分类、编号和排列。

第二十五条  档案室应对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案,在征得学院有关部门同意,并造册报经学院领导批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,任何单位和个人不得销毁任何档案。

第二十六条  档案工作人员必须做好以下统计工作:

(一)对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计;

(二)按照有关规定向所在档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第二十七条  对所存档案和资料的保管情况要定期检查,对已破损和字迹褪色的要及时修复和复制。遇有特殊情况,应立即向学院领导汇报,及时处理。

 

第七章  档案的利用

第二十八条  属于开放范围的档案向学院各单位开放。

第二十九条  凡持有合法证明的单位和个人,经学院办公室主任批准后,在说明利用档案的目的和范围后,可查阅利用属于开放范围的档案;涉及重大问题和机密的档案,报请学院领导批准后方可查阅。

第三十条  利用者要求复制档案,一般由档案室负责办理,并按规定合理收费。

第三十一条  港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案,须经有关主管部门介绍。

第三十二条  外国机关或个人要求利用档案,应按国家有关规定办理。

第三十三条  未经学院授权或上级主管机关批准,任何组织和个人无权公开档案。

 

第八章  考核、奖励与处罚

第三十四条  明确档案工作职责,建立检查、考核和评估制度,对优秀的工作人员和突出的服务成果、研究成果予以奖励。

第三十五条  对未能及时整理、移交档案的;整理档案中因疏忽造成重要档案不完整的;查阅中遗失档案或造成档案损坏的,根据情况提出通报批评。

第三十六条  对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理办法予以处罚。

 

第九章   附则

第三十七条  本办法由学院办公室负责解释。

第三十八条  本办法自发布之日起施行。

 

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