西藏民族大学兼职档案员管理办法

发布时间:2015-06-16 05:49:48

第一章 总 则

第一条:为适应学校转型发展和教学工作的需要,建立一个与学校教学、科研、管理等工作相适应的门类齐全、结构合理、管理科学、服务有效的学校档案工作体系,不断培养和造就一支素质高、业务熟悉、适应计算机网络环境下的兼职档案干部队伍,根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》和《高等学校档案管理办法》的精神,结合我校档案工作实际,特制定本《办法》。

第二条:高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,也是衡量学校管理水平的一个重要标志。我校形成的档案既是学校建设与发展过程中的真实历史记录,又是党和国家的宝贵财富。因此,应把档案工作放到历史的、战略的、基础的高度来认识、重视,切实抓好档案工作。

第三条:学校形成的各类档案是指学校在党务活动、行政工作、教学管理和评估、科学研究、基本建设、财务会计、外事往来、新闻出版、仪器设备等实践过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

 第四条:随着学校规模的扩大,所产生的档案数量越来越多,内容越来越广,载体形式也越来越丰富;同时,档案工作涉及的部门也越来越多,需学校各方面的支持与配合。进一步健全兼职档案员队伍,实行部门立卷制度,是保证学校档案事业健康发展根本措施。

 

第二章 配备与管理

第五条:根据《高等学校档案管理办法》规定,高等学校实行文件形成部门、课题组立卷的制度。各学院、机关部、处、室等部门,必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作,并配备一至二名兼职档案员,负责本部门档案的收集、管理、整理和移交工作。     

第六条:根据《高等学校档案管理办法》有关规定,对于某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案,可根据实际需要设立分室管理。各学院和部门可根据需要设立档案分室,分室应按实际情况配备专职或兼职档案员,兼职档案员业务上接受档案馆的指导、监督和检查。须每年向校档案馆报送档案目录,并按规定向档案馆移交永久保存的档案。

第七条:各二级学院应配备一至两名兼职档案员,兼职档案员在单位主管档案工作的领导下工作,具体由教研室主任负责管理。学院应设兼职档案员负责本学院培养的学生的成绩档案的管理及整理归档。同时负责本学院本科教学评估中形成的不属于学校档案部门管理范围的档案的管理。

第八条:兼职档案员的工作应纳入其本人岗位职责范围,赋予一定的业务工作量,并作为各单位年度考核干部、检查工作的重要内容之一。兼职档案员应相对稳定,如有调整或退休,必须妥善办理交接手续,分管负责人应加以督促和检查,并报校档案馆备案。

 

第三章 基本要求与主要职责

第九条:兼职档案员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的各项方针政策,热爱档案事业,遵纪守法、忠于职守,努力学习档案业务和现代化管理知识,积极参加岗位培训,不断提高档案业务和现代化管理水平。

第十条:兼职档案员的主要职责

一、坚持依法治档原则。结合日常工作,认真向教职员工宣传党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,宣传档案工作的意义和作用,执行学校的档案管理办法和档案工作的规章制度。

二、严格按照《高校档案归档范围和保管期限表》做好本单位档案的收集工作。督促和检查本部门各项党群、行政、教学活动、科研课题、外事、基本建设、仪器设备、出版、财会及日常工作中形成的文件材料、原始材料、原始记录的收集和积累工作,以及有关各项规章制度的执行情况。

三、、负责本部门、本单位文件材料形成、积累、保管和整理立卷归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统,使归档案卷符合质量要求,做到组卷合理,案卷整齐,编写页码准确,案卷目录、备考表填写清楚,案卷标题简明扼要。

四、按规定时间向校档案馆移交党群、行政、教学、科研、外事、财会、基建、仪器设备、出版、声像档案及其目录。

五、做好本单位、部门档案管理系统账号管理和数据填报,负责本单位、部门实体档案的借阅和归还等工作。

六、积极支持、配合专职档案人员的业务指导和监督检查,协助档案馆开展好档案工作。经常向档案馆反映广大师生员工对档案工作的意见和建议,研究改进档案工作。

七、保守档案的秘密,维护档案的完整和安全。发现失密或其它损害事故,立即向有关方面报告,并及时解决。

八、积极参加业务培训,不断提高档案工作水平。

九、 本单位、部门有关人员工作变动时,督促其做好文件材料的移交工作。

 

第四章 岗位培训与职务聘任

第十一条:兼职档案员的岗位培训参照《高等学校档案管理办法》中对档案干部的要求。兼职档案员岗位培训是指兼职档案员上岗(在岗)的一种基础培训,也是兼职档案员申报档案专业技术职务任职资格的要求之一。

第十二条:兼职档案员聘任专业技术职务的政治表现,工作实绩,业务水平,学历等任职资格确定,均由所在部门进行评议,签署意见报学校档案部门汇总,然后提交校辅系列评议组评议。

 

第五章 考核与奖惩

第十三条:在进行年度考核时,应把兼职档案员的工作纳入本人考核范围。

第十四条:对兼职档案员每两年进行一次评选,对获奖者给予奖励,以资鼓励。

第十五条:档案是学校的宝贵资产。由于人为因素造成档案缺失或损坏者,要追求有关兼职档案员的责任,并视情节轻重根据《档案法》有关条款给予相应的处理。

 

第六章 附 则

第十六条:本条例适用于全体兼职档案员。

第十七条:本条例由校档案管理中心负责解释。

第十八条:本条例自发文之日起实施。

 

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